Onboarding : la checklist pour intégrer un nouveau collaborateur

Qu’est-ce que l’onboarding ?

L’onboarding est un processus mis en place par les entreprises pour faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs. Son objectif est de mettre en place des actions qui faciliteront l’arrivée d’un nouveau salarié au sein de l’entreprise.

Ces différentes actions permettent de nouer rapidement des liens avec les membres de l’équipe, de se familiariser au nouvel environnement de travail et donc plus généralement d’entreprendre son nouveau rôle avec plus de sérénité et d’engagement.

Pourquoi est-il important d’assurer un bon parcours d’onboarding ?

L’onboarding représente une étape importante dans l’intégration d’un nouveau collaborateur au sein d’une structure. En effet, un salarié bien « onboardé », trouvera rapidement sa place au sein de son équipe. Ceci est bénéfique pour l’entreprise, car cette étape favorise la productivité et l’efficacité du salarié sur sa prise de poste. De plus, il est important de fidéliser le salarié, de lui fournir toutes les clés pour faciliter son adaptation à ce nouvel environnement afin qu’il puisse évoluer dans les meilleures conditions possibles.

Un collaborateur qui arrive au sein d’une entreprise où on ne trouve pas de programme d’onboarding, se retrouve livré à lui-même dès le premier jour. L’image qu’il se fera de l’entreprise ne sera pas valorisante et cela peut impacter son envie de s’engager pour l’entreprise mais aussi d’y rester sur le long terme. Il est donc crucial pour une entreprise de créer une dynamique d’intégration pour chaque nouveau collaborateur afin de limiter le turnover. En effet, les coûts d’une campagne de recrutement peuvent être assez conséquents. De ce fait il est nécessaire pour les entreprises d’apporter une attention particulière au processus d’intégration.

Enfin, l’onboarding permet également de véhiculer les valeurs de l’entreprise, sa culture et de renvoyer une image sérieuse et positive.

Quels sont les enjeux ?

De nos jours, le but de toute entreprise est de réussir à recruter les bons candidats pour les bons postes, des personnes qui apporteront une plus-value et dont l’efficacité est une qualité première. Néanmoins, le recrutement devient de plus en plus délicat suite à une réelle concurrence sur le marché du travail. De ce fait, l’enjeu ne s’arrête pas là. En plus d’assurer un bon recrutement, il faut réussir à garder les candidats au sein de l’entreprise. L’onboarding joue donc un rôle majeur dans ce processus.

En effet une entreprise qui soigne ses processus de recrutements, qui valorise l’intégration de ses nouveaux collaborateurs et qui a une marque employeur solide a plus de chance d’attirer les candidats et de cultiver leur désir de s’y investir sur le long terme.

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Checklist onboarding : quelques étapes clés du processus d’intégration d’un nouveau collaborateur

Anticiper l’arrivée du nouveau collaborateur

Cette étape permet de réfléchir en amont aux différentes actions à mettre en place pour accueillir le nouveau collaborateur mais aussi favoriser son intégration et sa prise de poste.

Quand un nouveau salarié arrive au sein d’une structure, plusieurs éléments doivent être anticipés pour améliorer sa prise de poste comme :

• Anticiper la partie logistique : ordinateur, code d’accès, ligne téléphonique, badge d’accès ; en bref, tout ce qui va permettre au salarié d’être rapidement autonome au sein de l’entreprise.

• Réaliser un pré-onboarding concernant la partie administrative : rédaction du contrat, création des accès aux plateformes d’e-learning, envoi du livret d’accueil, etc.

• Anticiper l’organisation de la première journée de l’arrivée du salarié afin que les managers et les autres collaborateurs de l’équipe se rendent disponibles.

Le premier jour : l’étape décisive dans la réussite du processus d’onboarding

Cette étape est cruciale ; en effet c’est lors de son premier jour que le nouveau salarié va se créer une première impression sur l’entreprise. Plus l’accueil du nouveau salarié sera préparé, et plus ce dernier se sentira à l’aise. Ainsi l’intégration du nouveau collaborateur sera facilitée.

Voici quelques idées d’actions à mettre en place pour améliorer l’intégration d’un nouvel collaborateur :

• Prendre le temps de lui transmettre toutes les informations et documents nécessaires à sa prise de poste

• Répondre à toutes ses interrogations

• Cela peut être intéressant d’organiser un petit déjeuner d’accueil afin de présenter l’équipe lors d’un moment convivial

• Prendre le temps de lui présenter l’organisation de l’entreprise, les différents services, et les personnes avec lesquelles il sera amené à échanger.

Toutes ces actions ont pour objectif de faciliter l’intégration du nouveau collaborateur. Ceci est bénéfique puisque vous démontrez au salarié l’attention que vous lui portez dans cette nouvelle prise de fonction. Plus le salarié se sentira à l’aise lors de sa prise de poste, et plus son adaptation sera rapide.

Programmez des rendez-vous réguliers

Il est important par la suite d’organiser des points réguliers avec le nouveau collaborateur. Ainsi, vous pouvez vous assurer que son intégration et sa prise de poste se passent correctement. La communication représente également un facteur de réussite dans la bonne intégration du nouvel employé.

L’objectif est que le nouveau collaborateur évolue sereinement dans sa prise de poste et qu’il ne se sente pas seul et/ou en difficulté.

Investir dans l’onboarding : une nécessité pour un démarrage réussi

En conclusion, l’onboarding est une phase fondamentale du cycle de vie d’un employé. C’est un processus complexe qui va bien au-delà de la simple préparation du bureau et de l’ordinateur d’un nouvel employé. Il s’agit d’un dispositif d’accueil conçu pour aider les nouveaux employés à s’intégrer rapidement et efficacement dans l’entreprise.

Plus qu’un accueil, l’onboarding est un processus continu qui peut durer plusieurs mois. Pendant cette période, l’entreprise devrait avoir un dialogue constant avec le nouvel employé, s’assurant qu’il se sent soutenu, valorisé et intégré dans l’équipe. Cette communication continue permet de détecter et de résoudre les éventuels problèmes dès le départ, ce qui peut faire la différence entre un employé satisfait et productif et un employé frustré et moins engagé.

Le processus d’onboarding joue également un rôle crucial dans la transmission des valeurs et de la culture de l’entreprise. Un nouvel employé qui comprend et partage les valeurs de l’entreprise est plus susceptible de s’engager et de rester dans l’entreprise à long terme.

Finalement, l’investissement dans un processus d’onboarding bien conçu et exécuté peut s’avérer extrêmement rentable pour une entreprise. Il peut non seulement augmenter la productivité et l’engagement des employés, mais aussi réduire le turnover et améliorer l’image de l’entreprise. Alors, êtes-vous prêt à repenser votre processus d’onboarding pour en faire une véritable expérience d’accueil et d’intégration ?

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