Le guide pour lister en école avec EM’ternels

 Le guide pour lister en école avec EM’ternels

Par Romain Cambois, responsable sponsoring des EM’ternels

 

Qu’est-ce qu’une liste ? Qu’est-ce que l’on fait quand on liste ? Une liste est-elle une association ? Pourquoi un ex-listeux conseil toujours de lister sans donner de détails sur ce que ça représente concrètement ? Et d’ailleurs, qu’est-ce qu’un listeux ? Trop de questions sur ce thème restent sans réponse, que ce soit avant ou au début de la première année d’école. C’est pour cette raison que nous allons éclaircir ce concept de liste.

Commençons par une définition simple, lister, c’est faire campagne au cours de l’année avec un groupe d’étudiants pour diriger une association importante de l’école l’année suivante. Un listeux est donc un étudiant qui fait partie d’une liste, il doit être en première année. Dans certaines écoles, ces mêmes associations s’appellent des bureaux, avec par exemple le Bureau des élèves (BDE), le Bureau des sports (BDS) ou encore le Bureau des Arts (BDA). Les associations pour lesquelles il est possible de lister varient en fonction des écoles.

Évidemment, une liste est souvent en concurrence avec d’autres listes, qui ont le même projet qu’elle. C’est la raison pour laquelle il faut se différencier lors de sa campagne, à travers son nom, son thème, ses différentes activités, les différents évènements organisés… Car oui, pour convaincre les étudiants de voter pour vous, il est important de montrer que vous êtes légitimes à organiser des soirées importantes ou à rythmer la vie du campus. Et parce qu’un exemple concret est toujours plus clair, nous allons détailler les étapes qu’une liste doit suivre pour se créer et fonctionner comme il se doit, avec les EM’ternels, notre jeune liste qui fait campagne pour le BDE 2021/2022 de l’EM Strasbourg.

Étape 1  : Choisis ta dream team de listeux

A toi de trouver des étudiants aussi motivés que toi à l’idée de reprendre l’association que tu convoites. Le Week-end d’intégration est souvent une bonne occasion pour créer des affinités, voir ceux avec qui faire campagne semble tentant. Un minimum et un maximum de membres par liste est propre à chaque école, par exemple à l’EM Strasbourg, pour se présenter, une liste doit être composée de 25 à 35 membres…

Tu dois donc recruter des membres pour lister si vous n’êtes pas assez dans ton groupe, mais attention, tu dois rester discret dans ton recrutement, le fait de lister doit être un secret entre toi et ton groupe : Question de tradition. Une soirée toute particulière sera organisée en début d’année pour que les listeux se dévoilent et que le mystère de qui liste et qui ne liste pas se dissipe…

           

Étape 2 : Choisissez votre thème, votre nom, votre devise…

Vous devez constituer un univers qui vous est propre… Un thème dont vous devrez vous inspirer pour vos soirées, un thème qui vous ressemble, qui vous rassemble et qui donne envie aux étudiants de vous suivre. Choisissez ensuite votre nom (qui doit parfois suivre un code, propre à chaque école encore une fois), votre devise et votre logo qui doivent être en lien avec votre thème. Choisissez également vos sweats qui vous démarqueront des autres étudiants et des autres listes pendant la campagne. Vous devez aussi avoir des surnoms qui pourront figurer sur vos sweats. En bref, vous devez créer votre identité pour vous démarquer.

Pour vous donner une idée, Les EM’ternels sont des guerriers qui voyagent dans le temps pour faire vivre des soirées inoubliables… Notre devise : tous les défier, même la mort, nos couleurs : le bleu ciel, un ciel bleu, l’éternité, lien avec le thème… vous suivez?

 

Étape 3 : Élire les responsables

Une bonne organisation est essentielle et chaque rôle est important pour le bon fonctionnement de la liste. Les membres doivent tous bien communiquer pour avancer ensemble et se servir les uns des autres. Sous forme de courtes interviews de certains membres, nous vous expliquons notre fonctionnement et l’utilité des différents postes et pôles de notre liste… Commençons par les membres du bureau :

 

– Notre président, Émile : « Le rôle de président est un rôle très particulier, étant donné qu’il doit jongler entre tout un tas de casquettes, y compris les plus opposées. Par exemple, il peut animer un événement festif et la seconde d’après signer des papiers officiels. Même s’il n’est pas le seul à avoir ce rôle, il a pour mission principale d’être l’image de la liste, et ce en toutes circonstances. Ça demande donc un certain contrôle de soi et une certaine polyvalence, il faut en effet toujours être disponible pour son groupe comme pour tout autre étudiant qui n’en fait pas partie. Ces derniers sont bien sûr à ne pas négliger, étant donné qu’ils éliront la meilleure liste à la fin de la campagne. Il doit donc s’adapter en fonction de celui qui le sollicite. Enfin et surtout, cette polyvalence doit s’appliquer à son travail car il doit tout savoir sur ce qu’il se passe dans la liste et doit être capable d’intervenir sur n’importe quel sujet qui la concerne. »

 

– Notre vice-présidente, Perrine : « Je suis en parfaite communication avec le président, nous travaillons ensemble et nous sommes complémentaires. Je dois faire attention à l’image que je renvoie et je dois être au courant de tout au sein de la liste. Je me dois également de régler les conflits entre les membres lorsqu’il y en a, pour éviter que cela impacte toute la liste. En bref, le président ne pouvant pas s’occuper de tout, je l’aide sur beaucoup de choses, à deux nous sommes plus efficaces et plus réactifs pour gérer les commandes, les demandes de chacun ou encore pour aiguiller nos responsables.

 

– Notre secrétaire, Shana : « J’ai un regard sur tout ce qui se passe au sein de la liste. Je dois être informée de chaque réunion qui est organisée car je suis celle qui rédige les comptes rendus pour les rendre disponibles à tous, je gère également toute la partie administrative comme par exemple les contrats assurances. Je m’occupe également de la partie ressources humaines, je dois donc être à l’écoute de tous les membres et assurer que tout le monde a le sentiment de faire partie d’un groupe. Forcément, je ne peux pas tout faire seule, je suis donc accompagnée de Flany, la vice-secrétaire. »

 

– Notre trésorier, Pierre : « Aidé de Thomas, trésorier adjoint, mon rôle de trésorier est simplement de gérer les comptes de la liste, les sorties et les entrées. Il faut être en relation constante avec les pôles, pour évaluer les coûts logistiques, l’argent que peut apporter un sponsor ou les coûts des différents événements. Justement, avant chaque événement, je dois établir un prévisionnel et ainsi estimer les coûts. Après l’événement, je dois rédiger un réalisé, pour chiffrer les dépenses et les entrées d’argent. J’ai également dû établir un préavis principal en début d’année pour estimer les coûts de la campagne, la contribution financière de chaque membre de la liste et donc la cotisation qui sera demandée aux adhérents BDE si nous sommes élus. C’est un chiffre qui doit être précis et fait partie du programme d’une liste. Un bon trésorier est donc quelqu’un qui sait anticiper et qui est rigoureux. »

 

– Notre community manager, Cyril : « Être CM, c’est gérer tous les réseaux sociaux, faire tous les post de manière à ce que ce soit assez attractif et que ça plaise à tout le monde ! Il faut donc toujours avoir son téléphone pas loin ! Bien sûr il faut toujours être en contact avec le pôle communication pour toujours avoir les affiches à partager à temps. Pour être un bon CM, il faut être polyvalent, avoir une bonne organisation et je pense aussi qu’il faut être créatif. Il faut également avoir du sang froid parce qu’on est en première ligne sur les réseaux. »

 

– Notre coordinatrice de pôles, Lou : « La coordinatrice de pôle va être la personne qui va se charger de la bonne organisation de l’équipe, celle qui va s’assurer que toutes les informations circulent bien pour accélérer les prises de décisions au sein de chaque pôle. Il ne faut pas avoir peur d’être partout, et c’est pour cela qu’il est très important d’être réactif, patient et disponible. Elle doit bien s’entendre avec chaque responsable de pôle pour être sûre que ce qui est dit est compris et sera transmis de la bonne manière. Elle est donc celle qui fait le l’intermédiaire entre les pôles qui doivent communiquer et entre les pôles et le bureau« .

 

 

Chaque pôle est composé d’un nombre variable de membres et d’un responsable qui s’assure que tout le monde participe comme il le faut et surtout de la bonne manière aux projets du pôle. Voici donc les différents pôles avec leur responsable qui vous expliquent leur rôle :

 

– Notre responsable du pôle événementiel, Léa : « Être responsable du pôle événementiel consiste à trouver des événements adaptés à notre public, qui sont réalisables et surtout qui marquent les esprits des étudiants. En cette période de covid-19, il faut aussi savoir s’adapter et innover pour continuer à en organiser. J’ai bien sûr une équipe, la qualité non négligeable d’une responsable évent est donc d’être à l’écoute des membres et de rendre leurs idées réalisables par la suite. Il faut aussi être très organisée, car quel que soit l’événement, il doit être rigoureusement préparé. Enfin un événement ne serait rien sans préparation, sans organisation concrète et surtout sans pub, travailler avec le pôle communication et avec le pôle logistique est donc primordiale.« 

 

– Notre responsable du pôle Communication, Lou : « C’est un pôle qui est très important car il permet de mettre au grand jour tout ce qui est fait en interne. La forme est toujours aussi importante que le fond, les affiches diffusées sur les réseaux sociaux ou ailleurs doivent être claires et précises tout en étant agréables à regarder. La communication a aussi un côté créatif… Par exemple, il faut présenter les membres de la liste au début de la campagne d’une certaine manière, faire attention à ce que le format soit intéressant pour les lecteurs tout en gardant un côté interactif. Pour faire partie de ce pôle il faut donc avoir de bonnes qualités rédactionnelles et être créatif. Enfin, une bonne responsable communication doit être très organisée car il faut être capable de faire le lien entre le pôle événementiel et le public, il faut donc être à l’écoute et beaucoup communiquer. »

 

– Notre responsable du pôle Sponsoring, Romain : « Le rôle du pôle est de trouver à la liste des sponsors ou des partenaires qui accompagnent la liste au long de la campagne. Leur image est donc associée à la nôtre et c’est la raison pour laquelle l’aspect financier n’est pas le seul aspect qui importe. Il est primordial de partager les mêmes valeurs, comme l’éthique ou le développement durable. C’est la raison pour laquelle démarcher toutes les entreprises sans réfléchir n’est pas une bonne solution. Ensuite, mon rôle en tant que responsable sponsor est d’accompagner les membres du pôle dans leur démarche, leur donner des objectifs réalisables et les rassurer. Car ça représente beaucoup de démarchage, et parfois peu de réponse, c’est important de rester positif et de les garder motivés. »

 

– Notre responsable du pôle Multimédia, Ambre : « En tant que responsable du pôle multimédia, je dois gérer le pôle, mon équipe et au travers de nombreuses réunions, l’avancement des différents projets audiovisuels. Mais je pense qu’avant toute chose : je dois veiller à la bonne entente et à l’ambiance du groupe. Je pense qu’un bon respo multi doit être avant tout créatif, organisé, il doit pouvoir innover en termes d’audiovisuel pour proposer les meilleurs contenus. Minutieux, il doit faire en sorte à ce que tous les détails comptent. Également, il doit pouvoir motiver son équipe au maximum. Et pour finir, disponible, il doit être à l’écoute de son groupe. »

 

– Notre responsable du pôle Logistique, Louis : « Le pôle doit gérer toutes les préparations des évènements, que ce soit les courses, l’installation de matériel ou encore l’acheminement des étudiants si le lieu n’est pas facile d’accès. Il est donc primordial pour moi de m’assurer que tous les membres du pôle ont bien compris leur rôle avant, pendant et après l’évènement. Évidemment, Je travaille étroitement avec le pôle événementiel, afin de moi-même bien comprendre les attentes de ces derniers. Un bon responsable logistique doit donc savoir bien communiquer et surtout bien écouter. Il doit aussi être vif et être capable de prendre des décisions rapidement. »

 

Étape 4 : Mener une campagne

Si chacun fait des efforts pour répondre aux attentes du poste qu’il occupe et si les pôles communiquent bien entre eux, faire une superbe campagne et être élu à son terme est faisable. C’est maintenant votre tour de mener campagne auprès des étudiants de l’école, montrer que votre groupe est uni et que vous et vous seul êtes en mesure de reprendre l’association que vous visez. C’est à votre tour d’imaginer des événements qui correspondent à votre thème, organiser des soirées inoubliables et partager entre vous et avec les autres étudiants des moments uniques. Tout cela sans perdre de vue l’objectif principal, un bon suivi des cours pour assurer la réussite de ton année.

Pour résumer, lister, c’est professionnalisant. Pendant la préparation de campagne et pendant la campagne, tu apprends à travailler en groupe, à faire partie intégrante d’un tout, à parfois faire des concessions pour le bien de la liste, à être exigeant avec toi même mais aussi avec les autres, et ce, quel que soit ton poste. Lister c’est aussi rencontrer un très grand nombre de personnes lors de la campagne, de plus, pour la plupart, ils travailleront plus tard dans ton domaine d’activité. Enfin, lister, c’est vivre des moments uniques, plus que de faire partie d’un groupe, c’est faire partie d’une famille.

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Dorian ZERROUDI

Directeur de Mister Prépa et Co-fondateur de Planète Grandes Écoles j'ai à coeur de transmettre et oeuvre pour l'égalité des chances.